Personvernerklæring

1. Innledning

Cubos, VAT-nummer IT03211810308, driver Cubos-nettstedet, Cubos Dashboard og mobilappen Cubos Driver. Denne erklæringen forklarer hvilke personopplysninger vi behandler, til hvilke formål, på hvilket rettslig grunnlag, hvor lenge vi lagrer dem og hvilke rettigheter du kan utøve.

2. Personvernroller

Personvernrollen avhenger av sammenhengen opplysningene behandles i.

• Cubos er behandlingsansvarlig for nettstedet, registrering, gratis prøveperiode, fakturering, support, jobbsøknader og kommersiell kommunikasjon.
• For driftsdata som kundeselskaper laster opp eller genererer i Dashboard og Driver-appen, opptrer Cubos normalt som databehandler på vegne av kundeselskapet.
• Kundeselskapet forblir behandlingsansvarlig for data om egne ansatte, sjåfører, kjøretøy, kunder, anleggsplasser og operative dokumenter, inkludert informasjon til arbeidstakere og gjeldende arbeidsrettslige krav.

3. Informasjon vi samler inn

Personlig og arbeidsrelatert informasjon

• Fornavn, etternavn, e-post, telefonnummer og kontolegitimasjon.
• Rolle, tildelt anlegg, tildelt kjøretøy, valgfritt profilbilde og språkpreferanser.
• Administrative eller HR-data når konfigurert av kundeselskapet, som skattenummer, adresse, fødselsdato og fødested, kontraktstype, ansettelsesdato, timesats og nødkontakter.
• Data om kunder, byggeplasser, transportører og mottakere som legges inn i ordre og følgesedler.

Driftsdata

• Nøyaktig GPS-posisjon for kjøretøyet under aktive skift, inkludert koordinater, hastighet, nøyaktighet, tidsstempel og foreground/background-status.
• Start/slutt på skift, pauser, kilometerstand, drivstoffylling, skifthendelser og leveringsstatus.
• Ordre, følgesedler, digitale signaturer, driftsnotater, leveringsadresser, mengder, produkter og kunde-/transportørdata.
• Vedlikeholdsrapporter, hendelser, bilder, videoer eller vedlegg lastet opp av brukere.
• Offline-køer og data som midlertidig lagres på enheten for å synkronisere handlinger uten tilkobling.

Tekniske data og enhetsdata

• Enhetstype, operativsystem, appversjon, språk, IP-adresse og tekniske sikkerhetslogger.
• Pushvarslingstokens og identifikatorer som trengs for operative meldinger.
• Informasjonskapsler, samtykkepreferanser, analyticsdata og feildiagnostikk når aktivert.

4. Hvordan vi bruker informasjonen

Vi bruker data bare for å levere, beskytte og forbedre Cubos og for å la kundeselskaper administrere driften sin.

• Vise aktive kjøretøy på kartet og koordinere anlegg, kontor og sjåfører under skiftet.
• Administrere ordre, leveranser, følgesedler, signaturer, e-postsending, driftsforespørsler og dokumentasjon.
• Administrere skift, operativ tilstedeværelse, tildelinger, kjøretøy, vedlikehold og varsler.
• Levere navigasjon, ruteberegning og operativ støtte under leveranser.
• Administrere kontoer, betalinger, abonnementer, sikkerhet, support og servicemeldinger.
• Analysere bruk av nettsted eller produkt i aggregert form når tillatt, uten å selge personopplysninger.
• Overholde juridiske, skattemessige, regnskapsmessige, kontraktsmessige og sikkerhetsrelaterte forpliktelser.

5. Rettslige grunnlag

Vi behandler personopplysninger bare når det finnes et gjeldende rettslig grunnlag.

• Avtale eller tiltak før avtale for å opprette kontoer, levere plattformen, administrere betalinger, support og forespurte tjenester.
• Juridiske forpliktelser for fakturering, regnskap, sikkerhet, dokumentlagring og svar til kompetente myndigheter.
• Berettiget interesse for sikkerhet, forebygging av misbruk, tjenesteforbedring, teknisk diagnostikk og driftskontinuitet.
• Samtykke for ikke-nødvendige informasjonskapsler og analytics, markedsføring og annen valgfri behandling.
• For arbeidstakerdata behandlet på vegne av et kundeselskap fastsetter kundeselskapet det rettslige grunnlaget som behandlingsansvarlig.

6. Lagring og sikkerhet

Vi bruker tekniske og organisatoriske tiltak som står i forhold til risikoen ved dataene som behandles.

• Hosting og database leveres hovedsakelig av Supabase med infrastruktur i EU.
• Kryptering under overføring via TLS/SSL og rolle- og tenantbaserte tilgangskontroller.
• Autentisering, tenantseparasjon, tilgangspolicyer og begrensede administratorrettigheter.
• Feilovervåking, tekniske logger, sikkerhetskopier og prosedyrer for å redusere uautorisert tilgang, tap eller endring av data.

7. Deling av data

Vi selger ikke personopplysninger. Data deles bare når det er nødvendig for å levere Cubos eller oppfylle gjeldende forpliktelser.

• Med kundeselskapet som administrerer kontoen og autoriserte brukere i samme organisasjon, basert på konfigurerte roller.
• Med tekniske leverandører som behandler data på våre vegne eller på vegne av kundeselskapet.
• Med rådgivere, myndigheter eller tredjeparter når lov, kontrakt eller vern av rettigheter og sikkerhet krever det.
• Med mottakere angitt av kundeselskapet, for eksempel for å sende følgesedler eller driftsmeldinger.

8. Leverandører og tredjepartstjenester

Avhengig av funksjonene som brukes, kan Cubos benytte følgende leverandører eller integrerte tjenester.

• Supabase for autentisering, database, storage og backendfunksjoner.
• Vercel for nettstedshosting, teknisk analytics og ytelse når aktivert.
• Stripe for betalinger, abonnementer, fakturaer og billingportal.
• Resend for transaksjonelle e-poster, sending av følgesedler og servicemeldinger.
• Sentry for feilovervåking, ytelse og applikasjonsdiagnostikk.
• Google Analytics for analyse av nettstedstrafikk kun med samtykke og i samsvar med brukerens preferanser.
• Expo, Apple Push Notification service og Firebase Cloud Messaging for pushvarsler.
• HERE, Mapbox og kart-/navigasjonstjenester for geokoding, kart, ruter og navigasjon.
• Cloudflare Turnstile eller tilsvarende tjenester for antispam og skjemasikkerhet når aktivert.

9. Dine GDPR-rettigheter

Innenfor grensene i GDPR kan du utøve følgende rettigheter:

• Innsyn - Be om en kopi av personopplysningene dine.
• Retting - Korrigere uriktige eller ufullstendige personopplysninger.
• Sletting - Be om sletting av data når vilkårene er oppfylt.
• Portabilitet - Motta data i et strukturert, maskinlesbart format.
• Innsigelse - Protestere mot behandling basert på berettiget interesse eller direkte markedsføring.
• Begrensning - Be om begrensning av behandling i bestemte tilfeller.
• Klage - Sende klage til kompetent tilsynsmyndighet.

For å utøve disse rettighetene, kontakt oss på support@cubos.app.

10. Lagringstid

Vi lagrer data bare så lenge det er nødvendig for de angitte formålene, juridiske forpliktelser eller avtaler med kundeselskapet.

• Konto-, profil- og supportdata: så lenge forholdet til Cubos varer og i perioden som trengs for kontrakts-, skatte- eller tvisterelaterte forpliktelser.
• Driftsdata, ordre, følgesedler og signaturer: i perioden kundeselskapet krever og gjeldende dokument-, skatte- eller kontraktsforpliktelser.
• Detaljerte GPS-data: bare for drift, sikkerhet, levering og rapportering; kundeselskapet bør konfigurere kortest mulig periode. GPS- og skifthistorikk kan lagres i opptil 2 år når nødvendig.
• Analytics-/cookie-data: etter samtykkepreferanser og cookiepolicy.
• Søknader og CV-er: så lenge det trengs for rekruttering og kompatible fremtidige muligheter, med mindre sletting bes om.

11. GPS-posisjonsdata

Cubos Driver samler inn kjøretøyets nøyaktige GPS-posisjon via sjåførens enhet bare under et aktivt skift. Sporingen brukes til å vise kjøretøyet på kartet, koordinere leveranser, støtte sjåføren, forbedre driftssikkerheten og dokumentere leveringsstatus.

• Sporing starter når skiftet starter og stopper automatisk når skiftet avsluttes.
• Ingen posisjon samles inn utenfor skift eller når sporing ikke er aktiv.
• Innsamling kan skje i foreground og background for å holde kjøretøyposisjonen oppdatert selv når appen er minimert eller skjermen er av.
• Dataene som vises gjelder kjøretøyet og det operative skiftet; sjåførens identitet kan bare utledes av autoriserte brukere basert på skifttildelinger.
• Cubos bruker ikke GPS til automatisert disiplinær overvåking, automatisert produktivitetsvurdering eller overvåking utenfor arbeidstid.
• Tilgang til kart og historikk må begrenses til autoriserte selskapsroller og stå i forhold til operative formål.

Hvis kundeselskapet bruker Cubos med ansatte eller oppdragstakere, må det gi egen informasjon til arbeidstakere, følge regler om fjernkontroll og, der det kreves, ordne fagforeningsavtale eller tillatelse fra arbeidstilsynet. Synlig varsel på det lokaliserte kjøretøyet anbefales også.

12. Kundeselskapenes ansvar

Kundeselskaper må bruke Cubos forholdsmessig og i samsvar med gjeldende personvern- og arbeidsrett.

• Informere sjåfører, ansatte og oppdragstakere om behandlede data, formål, lagringstid, autoriserte parter og rettigheter.
• Fastsette korrekt rettslig grunnlag for GPS, skift, HR-data, følgesedler og data om egne kunder/anleggsplasser.
• Begrense tilgang til dashboard og kart til brukere med operativt behov.
• Ikke bruke Cubos til kontinuerlig overvåking, ulovlig produktivitetskontroll eller ikke-erklærte disiplinære formål.
• Konfigurere lagring, roller og interne prosesser i tråd med dataminimering, sikkerhet og juridiske forpliktelser.

13. Pushvarsler

Vi sender pushvarsler for operative og serviceformål, for eksempel:

• Nye tildelte ordre eller leveringsoppdateringer.
• Godkjenninger, avslag eller oppdateringer av operative forespørsler.
• Selskapskommunikasjon eller viktige servicemeldinger.

Du kan deaktivere pushvarsler i enhetsinnstillingene, men enkelte operative meldinger kan da ikke komme i sanntid.

14. Endringer i denne erklæringen

Vi kan oppdatere denne erklæringen for å gjenspeile endringer i produktet, leverandører, lovgivning eller prosessene våre. Oppdatert versjon publiseres på denne siden med ny oppdateringsdato.

15. Kontakt oss

For spørsmål om denne erklæringen eller behandling av personopplysninger kan du kontakte oss på:

E-post: support@cubos.app