Privacybeleid

1. Inleiding

Cubos, btw-nummer IT03211810308, beheert de Cubos-website, Cubos Dashboard en de mobiele app Cubos Driver. Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doelen, op welke rechtsgronden, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u kunt uitoefenen.

2. Privacyrollen

De privacyrol verschilt per verwerkingscontext.

• Cubos treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor website, registratie, gratis proefperiode, facturatie, support, sollicitaties en commerciële communicatie.
• Voor operationele gegevens die klantbedrijven uploaden of genereren in Dashboard en Driver-app treedt Cubos normaal op als verwerker namens het klantbedrijf.
• Het klantbedrijf blijft verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens van eigen werknemers, chauffeurs, voertuigen, klanten, werklocaties en operationele documenten, inclusief werknemersinformatie en toepasselijke arbeidsrechtelijke vereisten.

3. Informatie die wij verzamelen

Persoonlijke en werkgerelateerde informatie

• Voornaam, achternaam, e-mail, telefoonnummer en accountgegevens.
• Rol, toegewezen centrale, toegewezen voertuig, optionele profielfoto en taalvoorkeuren.
• Administratieve of HR-gegevens wanneer ingesteld door het klantbedrijf, zoals fiscaal nummer, adres, geboorteplaats en -datum, contracttype, indiensttredingsdatum, uurtarief en noodcontacten.
• Gegevens over klanten, werklocaties, vervoerders en ontvangers die in orders en leveringsbonnen worden ingevoerd.

Operationele gegevens

• Precieze GPS-locatie van het voertuig tijdens actieve diensten, inclusief coördinaten, snelheid, nauwkeurigheid, tijdstempel en foreground/background-status.
• Begin/einde dienst, pauzes, kilometerstanden, tankbeurten, dienstgebeurtenissen en leveringsstatus.
• Orders, leveringsbonnen, digitale handtekeningen, operationele notities, afleveradressen, hoeveelheden, producten en klant-/vervoerdergegevens.
• Onderhoudsrapporten, incidenten, foto’s, video’s of bijlagen die gebruikers uploaden.
• Offline wachtrijen en gegevens die tijdelijk op het apparaat worden opgeslagen om handelingen te synchroniseren wanneer er geen verbinding is.

Technische en apparaatgegevens

• Apparaattype, besturingssysteem, appversie, taal, IP-adres en technische beveiligingslogs.
• Pushnotificatietokens en identifiers die nodig zijn om operationele berichten te versturen.
• Cookies, toestemmingsvoorkeuren, analyticsgegevens en foutdiagnostiek wanneer ingeschakeld.

4. Hoe wij informatie gebruiken

Wij gebruiken gegevens alleen om Cubos te leveren, te beschermen en te verbeteren, en om klantbedrijven hun operaties te laten beheren.

• Actieve voertuigen op de kaart tonen en centrale, kantoor en chauffeurs tijdens de dienst coördineren.
• Orders, leveringen, leveringsbonnen, handtekeningen, e-mailverzending, operationele verzoeken en documentatie beheren.
• Diensten, operationele aanwezigheid, toewijzingen, voertuigen, onderhoud en notificaties beheren.
• Navigatie, routeberekening en operationele ondersteuning tijdens leveringen bieden.
• Accounts, betalingen, abonnementen, beveiliging, support en servicecommunicatie beheren.
• Gebruik van website of product geaggregeerd analyseren wanneer toegestaan, zonder persoonsgegevens te verkopen.
• Voldoen aan wettelijke, fiscale, boekhoudkundige, contractuele en beveiligingsverplichtingen.

5. Rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer er een toepasselijke rechtsgrond bestaat.

• Contract of precontractuele maatregelen om accounts aan te maken, het platform te leveren, betalingen, support en gevraagde diensten te beheren.
• Wettelijke verplichtingen voor facturatie, boekhouding, beveiliging, documentbewaring en antwoorden aan bevoegde autoriteiten.
• Gerechtvaardigd belang voor beveiliging, misbruikpreventie, verbetering van de dienst, technische diagnostiek en operationele continuïteit.
• Toestemming voor niet-noodzakelijke cookies en analytics, marketingcommunicatie en andere optionele verwerkingen.
• Voor werknemersgegevens die namens een klantbedrijf worden verwerkt, bepaalt het klantbedrijf als verwerkingsverantwoordelijke de rechtsgrond.

6. Opslag en beveiliging van gegevens

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen die passen bij het risico van de verwerkte gegevens.

• Hosting en database worden voornamelijk geleverd door Supabase met infrastructuur in de Europese Unie.
• Versleuteling tijdens transport via TLS/SSL en toegangscontroles op basis van rollen en tenant.
• Authenticatie, tenantscheiding, toegangsbeleid en beperkte administratieve rechten.
• Foutmonitoring, technische logs, back-ups en procedures om ongeautoriseerde toegang, verlies of wijziging van gegevens te beperken.

7. Gegevens delen

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is om Cubos te leveren of aan verplichtingen te voldoen.

• Met het klantbedrijf dat het account beheert en geautoriseerde gebruikers binnen dezelfde organisatie, op basis van ingestelde rollen.
• Met technische leveranciers die gegevens namens ons of namens het klantbedrijf verwerken.
• Met adviseurs, autoriteiten of derden wanneer wet, contract of bescherming van rechten en veiligheid dit vereist.
• Met ontvangers die door het klantbedrijf zijn aangegeven, bijvoorbeeld voor het verzenden van leveringsbonnen of operationele communicatie.

8. Leveranciers en externe diensten

Afhankelijk van de gebruikte functies kan Cubos gebruikmaken van de volgende leveranciers of geïntegreerde diensten.

• Supabase voor authenticatie, database, storage en backendfuncties.
• Vercel voor websitehosting, technische analytics en performance wanneer ingeschakeld.
• Stripe voor betalingen, abonnementen, facturen en billingportaal.
• Resend voor transactionele e-mails, verzending van leveringsbonnen en servicecommunicatie.
• Sentry voor foutmonitoring, performance en applicatiediagnostiek.
• Google Analytics voor analyse van websiteverkeer, alleen met toestemming en volgens de voorkeuren van de gebruiker.
• Expo, Apple Push Notification service en Firebase Cloud Messaging voor pushnotificaties.
• HERE, Mapbox en kaart-/navigatiediensten voor geocoding, kaarten, routes en navigatie.
• Cloudflare Turnstile of gelijkwaardige diensten voor antispam en formulierbeveiliging wanneer ingeschakeld.

9. Uw AVG-rechten

Binnen de grenzen van de AVG kunt u de volgende rechten uitoefenen:

• Inzage - Een kopie van uw persoonsgegevens aanvragen.
• Rectificatie - Onjuiste of onvolledige persoonsgegevens corrigeren.
• Wissing - Verwijdering van gegevens vragen wanneer aan de voorwaarden is voldaan.
• Overdraagbaarheid - Gegevens ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat.
• Bezwaar - Bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of direct marketing.
• Beperking - In bepaalde gevallen beperking van de verwerking vragen.
• Klacht - Een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Om deze rechten uit te oefenen, neem contact met ons op via support@cubos.app.

10. Gegevensbewaring

Wij bewaren gegevens alleen zolang nodig is voor de genoemde doeleinden, wettelijke verplichtingen of afspraken met het klantbedrijf.

• Account-, profiel- en supportgegevens: gedurende de relatie met Cubos en zolang nodig voor contractuele, fiscale of geschilgerelateerde verplichtingen.
• Operationele gegevens, orders, leveringsbonnen en handtekeningen: gedurende de periode die het klantbedrijf vereist en toepasselijke document-, fiscale of contractuele verplichtingen.
• Gedetailleerde GPS-gegevens: alleen voor operationele, veiligheids-, leverings- en rapportagedoeleinden; het klantbedrijf moet de kortst mogelijke periode instellen. GPS- en diensthistorie kan indien nodig tot 2 jaar worden bewaard.
• Analytics-/cookiegegevens: volgens toestemmingsvoorkeuren en het cookiebeleid.
• Sollicitaties en CV’s: zolang nodig voor werving en passende toekomstige kansen, tenzij verwijdering wordt gevraagd.

11. GPS-locatiegegevens

Cubos Driver verzamelt de precieze GPS-locatie van het voertuig via het apparaat van de chauffeur alleen tijdens een actieve dienst. Tracking wordt gebruikt om het voertuig op de kaart te tonen, leveringen te coördineren, de chauffeur te ondersteunen, operationele veiligheid te verbeteren en de leveringsstatus te documenteren.

• Tracking start bij het begin van de dienst en stopt automatisch aan het einde.
• Er wordt geen locatie verzameld buiten een dienst of wanneer tracking niet actief is.
• Verzameling kan in foreground en background plaatsvinden om de voertuigpositie actueel te houden, ook wanneer de app geminimaliseerd is of het scherm uit staat.
• De getoonde gegevens hebben betrekking op voertuig en operationele dienst; de identiteit van de chauffeur kan alleen door geautoriseerde gebruikers worden afgeleid op basis van diensttoewijzingen.
• Cubos gebruikt GPS niet voor geautomatiseerde disciplinaire monitoring, automatische productiviteitsscores of toezicht buiten werktijd.
• Toegang tot kaart en historie moet beperkt zijn tot geautoriseerde bedrijfsrollen en proportioneel zijn aan operationele doelen.

Als het klantbedrijf Cubos gebruikt met werknemers of opdrachtnemers, moet het zelf werknemers informeren, regels over controle op afstand naleven en waar vereist vakbondsakkoord of toestemming van de arbeidsinspectie regelen. Een zichtbaar bericht op het gelokaliseerde voertuig wordt ook aanbevolen.

12. Verantwoordelijkheden van klantbedrijven

Klantbedrijven moeten Cubos proportioneel gebruiken en in overeenstemming met toepasselijke privacy- en arbeidswetgeving.

• Chauffeurs, werknemers en opdrachtnemers informeren over verwerkte gegevens, doelen, bewaartermijnen, geautoriseerde partijen en rechten.
• Een juiste rechtsgrond bepalen voor GPS, diensten, HR-gegevens, leveringsbonnen en gegevens van eigen klanten/werklocaties.
• Toegang tot dashboard en kaart beperken tot gebruikers met een operationele noodzaak.
• Cubos niet gebruiken voor voortdurende surveillance, onrechtmatige productiviteitscontrole of niet-gemelde disciplinaire doeleinden.
• Bewaartermijnen, rollen en interne processen instellen volgens minimalisatie, beveiliging en wettelijke verplichtingen.

13. Pushnotificaties

Wij sturen pushnotificaties voor operationele en servicedoeleinden, bijvoorbeeld:

• Nieuwe toegewezen orders of leveringsupdates.
• Goedkeuringen, afwijzingen of updates van operationele verzoeken.
• Bedrijfscommunicatie of belangrijke serviceberichten.

U kunt pushnotificaties uitschakelen in de instellingen van uw apparaat, maar sommige operationele berichten komen dan mogelijk niet realtime aan.

14. Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze verklaring bijwerken om wijzigingen in product, leveranciers, wetgeving of processen weer te geven. De bijgewerkte versie wordt op deze pagina gepubliceerd met een nieuwe updatedatum.

15. Contact

Voor vragen over deze verklaring of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via:

Email: support@cubos.app