Polityka prywatności

1. Wprowadzenie

Cubos, numer VAT IT03211810308, prowadzi stronę Cubos, Cubos Dashboard oraz aplikację mobilną Cubos Driver. Niniejsza informacja wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy, w jakich celach, na jakich podstawach prawnych, jak długo je przechowujemy oraz jakie prawa możesz wykonywać.

2. Role w zakresie prywatności

Rola w zakresie prywatności zależy od kontekstu przetwarzania danych.

• Cubos działa jako administrator dla strony internetowej, rejestracji, bezpłatnej wersji próbnej, rozliczeń, wsparcia, aplikacji rekrutacyjnych i komunikacji handlowej.
• Dla danych operacyjnych przesyłanych lub generowanych przez firmy klientów w Dashboard i aplikacji Driver Cubos zwykle działa jako podmiot przetwarzający w imieniu firmy klienta.
• Firma klienta pozostaje administratorem danych swoich pracowników, kierowców, pojazdów, klientów, budów i dokumentów operacyjnych, w tym informacji dla pracowników i obowiązków prawa pracy.

3. Informacje, które zbieramy

Informacje osobowe i pracownicze

• Imię, nazwisko, email, numer telefonu i dane logowania do konta.
• Rola, przypisana wytwórnia, przypisany pojazd, opcjonalne zdjęcie profilowe i preferencje językowe.
• Dane administracyjne lub HR, gdy skonfiguruje je firma klienta, takie jak numer podatkowy, adres, data i miejsce urodzenia, typ umowy, data zatrudnienia, stawka godzinowa i kontakty alarmowe.
• Dane klientów, budów, przewoźników i odbiorców wprowadzane w zleceniach i dokumentach dostawy.

Dane operacyjne

• Precyzyjna lokalizacja GPS pojazdu podczas aktywnych zmian, w tym współrzędne, prędkość, dokładność, znacznik czasu i status foreground/background.
• Początek/koniec zmiany, przerwy, odczyty licznika, tankowania, zdarzenia zmiany i status dostaw.
• Zlecenia, dokumenty dostawy, podpisy cyfrowe, notatki operacyjne, adresy dostawy, ilości, produkty oraz dane klienta/przewoźnika.
• Raporty serwisowe, zdarzenia, zdjęcia, filmy lub załączniki przesyłane przez użytkowników.
• Kolejki offline i dane tymczasowo przechowywane na urządzeniu w celu synchronizacji działań bez połączenia.

Dane techniczne i urządzenia

• Typ urządzenia, system operacyjny, wersja aplikacji, język, adres IP i techniczne logi bezpieczeństwa.
• Tokeny powiadomień push i identyfikatory potrzebne do wysyłania komunikacji operacyjnej.
• Cookies, preferencje zgody, dane analytics i diagnostyka błędów, gdy są włączone.

4. Jak wykorzystujemy informacje

Używamy danych wyłącznie do świadczenia, ochrony i ulepszania Cubos oraz umożliwienia firmom klientów zarządzania operacjami.

• Pokazywanie aktywnych pojazdów na mapie i koordynacja wytwórni, biura i kierowców podczas zmiany.
• Zarządzanie zleceniami, dostawami, dokumentami dostawy, podpisami, wysyłką email, zgłoszeniami operacyjnymi i dokumentacją.
• Zarządzanie zmianami, obecnością operacyjną, przypisaniami, pojazdami, serwisem i powiadomieniami.
• Zapewnianie nawigacji, wyliczania tras i wsparcia operacyjnego podczas dostaw.
• Zarządzanie kontami, płatnościami, subskrypcjami, bezpieczeństwem, wsparciem i komunikacją serwisową.
• Analiza użycia strony lub produktu w formie zagregowanej, gdy jest dozwolona, bez sprzedaży danych osobowych.
• Spełnianie obowiązków prawnych, podatkowych, księgowych, umownych i bezpieczeństwa.

5. Podstawy prawne

Przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy istnieje właściwa podstawa prawna.

• Umowa lub działania przedumowne w celu tworzenia kont, świadczenia platformy, obsługi płatności, wsparcia i żądanych usług.
• Obowiązki prawne dotyczące fakturowania, księgowości, bezpieczeństwa, przechowywania dokumentów i odpowiedzi organom.
• Uzasadniony interes w zakresie bezpieczeństwa, zapobiegania nadużyciom, ulepszania usługi, diagnostyki technicznej i ciągłości operacyjnej.
• Zgoda na nieistotne cookies i analytics, komunikację marketingową oraz inne dobrowolne przetwarzania.
• Dla danych pracowników przetwarzanych w imieniu firmy klienta podstawę prawną określa firma klienta jako administrator.

6. Przechowywanie i bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne proporcjonalne do ryzyka przetwarzanych danych.

• Hosting i baza danych zapewniane głównie przez Supabase z infrastrukturą w Unii Europejskiej.
• Szyfrowanie transmisji przez TLS/SSL oraz kontrola dostępu oparta na rolach i tenantach.
• Uwierzytelnianie, separacja tenantów, polityki dostępu i ograniczone uprawnienia administracyjne.
• Monitorowanie błędów, logi techniczne, kopie zapasowe i procedury ograniczające nieuprawniony dostęp, utratę lub zmianę danych.

7. Udostępnianie danych

Nie sprzedajemy danych osobowych. Dane są udostępniane tylko wtedy, gdy jest to konieczne do świadczenia Cubos lub spełnienia obowiązków.

• Firmie klienta zarządzającej kontem oraz upoważnionym użytkownikom tej samej organizacji zgodnie ze skonfigurowanymi rolami.
• Dostawcom technicznym przetwarzającym dane w naszym imieniu lub w imieniu firmy klienta.
• Doradcom, organom lub podmiotom trzecim, gdy wymagają tego przepisy, umowa albo ochrona praw i bezpieczeństwa.
• Odbiorcom wskazanym przez firmę klienta, np. do wysyłki dokumentów dostawy lub komunikacji operacyjnej.

8. Dostawcy i usługi zewnętrzne

W zależności od używanych funkcji Cubos może korzystać z następujących dostawców lub usług zintegrowanych.

• Supabase do uwierzytelniania, bazy danych, storage i funkcji backend.
• Vercel do hostingu strony, analytics technicznych i wydajności, gdy są włączone.
• Stripe do płatności, subskrypcji, faktur i portalu billingowego.
• Resend do emaili transakcyjnych, wysyłki dokumentów dostawy i komunikacji serwisowej.
• Sentry do monitorowania błędów, wydajności i diagnostyki aplikacji.
• Google Analytics do analizy ruchu w witrynie wyłącznie za zgodą i zgodnie z preferencjami użytkownika.
• Expo, Apple Push Notification service i Firebase Cloud Messaging do powiadomień push.
• HERE, Mapbox i usługi map/nawigacji do geokodowania, map, tras i nawigacji.
• Cloudflare Turnstile lub usługi równoważne do ochrony antyspamowej i bezpieczeństwa formularzy, gdy są aktywne.

9. Twoje prawa RODO

W granicach przewidzianych przez RODO możesz wykonywać następujące prawa:

• Dostęp - Zażądać kopii swoich danych osobowych.
• Sprostowanie - Poprawić nieprawidłowe lub niekompletne dane osobowe.
• Usunięcie - Zażądać usunięcia danych, gdy spełnione są warunki.
• Przenoszenie - Otrzymać dane w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
• Sprzeciw - Sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na uzasadnionym interesie lub marketingu bezpośrednim.
• Ograniczenie - Zażądać ograniczenia przetwarzania w określonych przypadkach.
• Skarga - Wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego.

Aby skorzystać z tych praw, skontaktuj się z nami pod adresem support@cubos.app.

10. Przechowywanie danych

Przechowujemy dane tylko tak długo, jak jest to konieczne dla wskazanych celów, obowiązków prawnych lub umów z firmą klienta.

• Dane konta, profilu i wsparcia: przez czas relacji z Cubos oraz okres potrzebny do obsługi obowiązków umownych, podatkowych lub sporów.
• Dane operacyjne, zlecenia, dokumenty dostawy i podpisy: przez okres wymagany przez firmę klienta oraz obowiązki dokumentacyjne, podatkowe lub umowne.
• Szczegółowe dane GPS: tylko dla potrzeb operacyjnych, bezpieczeństwa, dostaw i raportowania; firma klienta powinna ustawić możliwie najkrótszy okres. Historia GPS i zmian może być przechowywana do 2 lat, gdy jest to konieczne.
• Dane analytics/cookies: zgodnie z preferencjami zgody i polityką cookies.
• Aplikacje i CV: przez czas potrzebny do rekrutacji i zgodnych przyszłych możliwości, chyba że zażądano usunięcia.

11. Dane lokalizacji GPS

Cubos Driver zbiera dokładną lokalizację GPS pojazdu przez urządzenie kierowcy tylko podczas aktywnej zmiany. Tracking służy do pokazania pojazdu na mapie, koordynacji dostaw, wsparcia kierowcy, poprawy bezpieczeństwa operacyjnego i dokumentowania statusu dostawy.

• Tracking rozpoczyna się wraz z początkiem zmiany i kończy automatycznie po jej zakończeniu.
• Lokalizacja nie jest zbierana poza zmianą ani gdy tracking nie jest aktywny.
• Zbieranie może działać w foreground i background, aby pozycja pojazdu była aktualna także przy zminimalizowanej aplikacji lub wyłączonym ekranie.
• Wyświetlane dane dotyczą pojazdu i zmiany operacyjnej; tożsamość kierowcy mogą ustalić tylko upoważnieni użytkownicy na podstawie przydziałów zmian.
• Cubos nie używa GPS do automatycznego monitoringu dyscyplinarnego, automatycznej oceny produktywności ani nadzoru poza godzinami pracy.
• Dostęp do mapy i historii musi być ograniczony do upoważnionych ról firmowych i proporcjonalny do celów operacyjnych.

Jeśli firma klienta używa Cubos z pracownikami lub współpracownikami, musi przekazać własną informację pracownikom, przestrzegać zasad kontroli zdalnej i, gdy wymagane, uzyskać porozumienie związkowe lub zgodę inspekcji pracy. Zalecane jest także widoczne oznaczenie lokalizowanego pojazdu.

12. Obowiązki firm klientów

Firmy klientów muszą używać Cubos proporcjonalnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami o prywatności i prawie pracy.

• Informować kierowców, pracowników i współpracowników o przetwarzanych danych, celach, okresach przechowywania, upoważnionych osobach i prawach.
• Określić prawidłową podstawę prawną dla GPS, zmian, danych HR, dokumentów dostawy i danych swoich klientów/budów.
• Ograniczyć dostęp do dashboardu i mapy tylko do użytkowników z potrzebą operacyjną.
• Nie używać Cubos do ciągłego nadzoru, nielegalnej kontroli produktywności lub nieujawnionych celów dyscyplinarnych.
• Konfigurować retencję, role i procesy wewnętrzne zgodnie z minimalizacją, bezpieczeństwem i obowiązkami prawnymi.

13. Powiadomienia push

Wysyłamy powiadomienia push w celach operacyjnych i serwisowych, na przykład:

• Nowe przypisane zlecenia lub aktualizacje dostaw.
• Akceptacje, odrzucenia lub aktualizacje zgłoszeń operacyjnych.
• Komunikaty firmowe lub ważne informacje o usłudze.

Możesz wyłączyć powiadomienia push w ustawieniach urządzenia, ale niektóre komunikaty operacyjne mogą nie docierać w czasie rzeczywistym.

14. Zmiany tej informacji

Możemy aktualizować tę informację, aby odzwierciedlić zmiany produktu, dostawców, prawa lub naszych procesów. Zaktualizowana wersja zostanie opublikowana na tej stronie z nową datą aktualizacji.

15. Kontakt

W pytaniach dotyczących tej informacji lub przetwarzania danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem:

Email: support@cubos.app